Uusi johtamisjärjestelmä yhdessä muotoillen
Etelä-Karjalan hyvinvointialue halusi uudistaa sosiaali- ja terveydenhuollon johtamisjärjestelmäänsä. Tavoitteena oli muotoilla uusi johtamisjärjestelmän rakenne, joka luo yhtenäisyyttä, vähentää hierarkkisia jarruja, lisää autonomiaa, sujuvoittaa asiakaskokemusta ja vähentää häiriökysyntää sekä mahdollistaa moniammatillisen yhteistyön. Futurice tuki EKHVA:a uuden johtamisjärjestelmän osallistavassa fasilitoinnissa sekä rakenteen muotoilussa.
Lähtökohdat
Hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatio oli muodostunut useammasta organisaatioista, joilla oli omat kehityshistoriansa. Siksi organisaatiorakenne oli monimutkainen ja roolit, nimikkeet ja vastuut paikoin epäselviä. Johtamisen rakenteiden uudistamisella oli tarkoitus vastata sosiaali- ja terveydenhuollon integraatioon ja strategian tavoitteisiin.
Vaikutuksia
Yhteinen vuoropuhelu lisääntyi
yhteiskehittäminen rakensi dialogia johdon ja esihenkilöiden välille, jonka arvo tunnistettiin myös tulevaisuuden kehittämisen työkaluksi.
Johtamisrakenne tukee asiakaslähtöisyyttä
uudessa luodussa johtamisrakenteessa asiakkaan prosessi nostettiin muotoilun keskiöön.
Yhteiskehitetty rakenne mahdollistaa jouston
uusi rakenne ottaa huomioon myös eri toimintojen erityispiirteet, kuitenkin mahdollistaen riittävän yhteinäisyyden ja rakenteiden vastaavuuden eri yksikköjen välillä.
Mitä teimme
Hankkeessa painotettiin vahvaa osallistamista uuden johtamisjärjestelmän muotoilussa. Projektin keskiössä oli dialogi johdon ja esihenkilöiden välillä. Tällä varmistettiin, että ratkaistaan oikeita ongelmia ja uuden rakenteen vaihtoehtoja tutkittaisiin riittävän laajasti. Futuricen asiantuntijat pöllyttivät prosessin aikana osallistujien ajattelua ja auttoivat näkemään luovia vaihtoehtoja tavanomaisille “laatikkoleikeille”.
Projekti sisälsi kolme kokopäivän työpajaa ylimmän ja keskijohdon kanssa, kaksi esihenkilöiden etätyöpajaa sekä tiiviin yhteistyön projektin ydintiimin kanssa. Tämän lisäksi projektin tuotoksia käsiteltiin kolmessa johtoryhmän kokouksessa.
Futurice tutustui projektin alussa aiempiin selvityksiin ja vallitseviin näkemyksiin EKHVA:n organisaatiokulttuurista ja -rakenteesta. Aineistojen pohjalta johtamisjärjestelmän kehittämiselle luotiin yhteiset periaatteet ja tavoitteet, joita työstettiin työpajoissa yhdessä eteenpäin. Tuloksena oli näkemys häiriötilanteista, ongelmista ja toiveista, jotka johtamisjärjestelmän tulisi ratkaista.
Tämän jälkeen tunnistettiin, ideoitiin ja analysoitiin yhdessä lukuisia erilaisia vaihtoehtoisia tapoja organisoitua. Tulevan mallin yksityiskohtia ja esimerkiksi palveluohjauksen roolia hiottiin työpajoissa monipuolisten työskentelytapojen avulla, jopa sosiodraaman keinoin. Viiden mallin pohjalta luotiin lopulta yhdistelmä, joka saavutti laajasti kannatusta ja loi innostusta mallin toteuttamisen. Mallissa nähtiin aidosti uudenlaista ajattelua. Mallin käyttöönotto tulee tapahtumaan kolmessa vaiheessa seuraavien kahden vuoden aikana.
Saavutetut hyödyt
Johtamisjärjestelmän rakenteiden luova, osallistava ja rohkea uudistaminen toi ihmiset yhteen, yhteisen haasteen ja ratkaisun äärelle.
Erityinen seuraus projektista oli se, että eri alojen sote-johtajien kohdatessa toisensa yhteisen asian äärellä ammattimaisesti fasilitoidussa prosessissa ymmärrys eri näkökulmista syveni ja yhteishenki ja keskusteluyhteys parani.
Luottamuksen lisääntyminen mahdollisti myös sen, että perinteisiä ajattelumalleja uskallettiin yhdessä haastaa ja organisaation kuvaamisen tapa käännettiin rohkeasti perinteisestä hierarkiasta ajattelutavasta asiakaslähtöiseksi ja asiakkaan palveluun keskittyväksi. Toisaalta myös toimintojen erityistarpeet saatiin nostettua rakentavasti keskusteluun ja lopputulokseen jätettiin sopivasti liikkumavaraa mallin toteutettavuuden varmistamiseksi.
About EKHVA
Etelä-Karjalan hyvinvointialue toimii Etelä-Karjalan maakunnan alueella, jossa asuu noin 127.000 asukasta. Etelä-Karjalan maakunnan muodostavat Imatran, Lappeenrannan, Lemin, Luumäen, Parikkalan, Rautjärven, Ruokolahden, Savitaipaleen ja Taipalsaaren kunnat. Etelä-Karjalan hyvinvointialueella perus- ja erityistason sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisvastuu.
